Научно-производственный центр по охране и использованию памятников истории и культуры Свердловской области

Электронный архив

Стратегия создания электронного архива регионального уровня

Областное государственное учреждение культуры Научно-производственный центр по охране и использованию памятников истории и культуры Свердловской области (ОГУК НПЦ) совместно с Уральским Региональным Производственным Центром Геоинформации "Уралгеоинформ" с 2000 года проводит разработку методики создания и ведения электронного архива документальных фондов государственных учреждений культуры. Данная работа является неотъемлемой частью одного из разделов проекта "Информационная система: Историко-культурное наследие Свердловской области". Цель проекта - решение задач государственной охраны объектов недвижимого историко-культурного наследия на региональном уровне.
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Государственные учреждения, в сферу деятельности которых входит охрана и использование памятников истории и культуры, за годы своего существования накопили колоссальные по объему документальные фонды. Сегодня они остро нуждаются в создании удобного и качественного информационно-справочного аппарата к этим фондам. Информационно-справочные массивы, реализованные в форме карточных каталогов, описей, инвентарных книг сегодня уже не отвечают современным требованиям.
К примеру, в архиве ОГУК НПЦ, который существует, как структурное подразделение, лишь пять лет, находится порядка трёх с половиной тысяч единиц документации по объектам на бумажной основе, четыре личных фонда местных краеведов и более 1000 книг библиотеки центра, включая научно-методическую литературу.
Одной из главных задач, стоящих перед архивом ОГУК НПЦ, является "…обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, создание научно-справочного аппарата, … " [1]. Разберемся, что называется, по каждому отдельному пункту, как обстоят дела в архиве ОГУК НПЦ на текущий момент.
Соблюдены все необходимые требования к помещению архива, которое занимает площадь 28 кв.м, электро и противопожарному оборудованию, температурно-влажностному и световому режимам, санитарно-гигиеническому режиму, оборудованию архива.
Документация, хранящаяся на сегодняшний день в архиве, собиралась с 1987 года - момента образования НПЦ. За эти годы расширились функции НПЦ, соответственно увеличился поток документации, которая "составляет государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, является собственностью государства и подлежит постоянному хранению в архиве НПЦ" [2]. Методы же учета и обработки документации, остались прежними: например, в нашем архиве отсутствует топографирование (т.е. нумерация всех стеллажей, полок, коробок с целью закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов), необходимости в котором при создании архива не было. На сегодняшний же день, достаточно сложно справиться с бумажным "девятым валом" и затрачивается большой объём времени на подготовку и выдачу необходимых материалов, как заказчикам, так и собственным структурным подразделениям.
Подавляющее большинство документов архива в единственном экземпляре, поэтому если какие-либо материалы в работе, воспользоваться данной информацией невозможно. Сотрудники некоторых отделов (например, инспекторского), которым часто необходимы учетные и технические паспорта, имеют в своих кабинетах копии этих документов.
        В связи с вышеизложенным, возникла идея разработать электронную базу данных - электронный архив, который позволит существенно повысить степень централизации информационных ресурсов организации и исправить негативные моменты бумажного архива. Новейшие технологии позволяют не просто создать электронную копию бумажных информационно-справочных массивов, но и сделать ревизию методологии бумажного архива, а именно устранить недостатки в учете документов. Например, на текущий момент в архиве НПЦ существует несколько видов картотеки: генеральная, где перечислена вся имеющаяся в архиве документация по объектам, картотека по памятникам истории в областных городах и отдельно, по памятникам архитектуры, картотека по памятникам археологии, картотека археологических отчетов, картотеки по личным фондам. В результате, для сбора наиболее полной информации об объекте необходимо просмотреть несколько картотек, что влечет за собой невысокую производительность труда.
Необходимо создать компьютерную базы, содержащую максимум сведений данных об объектах охраны: текстовое описание, тематическую идентификацию, изображение, ссылки на сопутствующие сведения и, наконец, привязку к картографической информации. Подобные технологии позволят повысить скорость и точность поиска, эффективно и безопасно (по отношению к первоисточникам архива) вводить информацию, надежно и неограниченно по времени хранить большие информационные массивы с возможностью многократного копирования, отображения в локальных и глобальных компьютерных сетях. Все эти достоинства позволят резко повысить эффективность и коренным образом изменить культуру труда и создать комфортные условия для работников и пользователей архива. Правильно продумав и выбрав оптимальный алгоритм создания электронного архива, можно решить проблемы и устранить недостатки бумажного архива. Электронный архив позволит большому количеству пользователей, имеющих различные права доступа к хранимой информации, работать с одними и теми же материалами одновременно, сотрудникам отделов оперативно выбирать необходимую информацию из банка данных других отделов.
Наиболее оптимальным и правильным, очевидно, будет создание двух электронных баз данных: архив долгосрочного хранения и, собственно, оперативный архив.

Основные этапы создания долгосрочного электронного архива включают в себя:
- Сканирование документальных фондов;
- Обработка отсканированной информации и индексация - создание поисковых индексов и законченных решений;
- Качественная и надежная система архивации на компакт диски с использованием технологий CD/DVD;
- Интеграция информационного ресурса - перенос информации с графических образов в базы данных.
Наполнение, эксплуатация и эффективное использование архива возможно только когда в его составе обеспечиваются:
- перевод в электронный вид (сканирование) уже имеющихся бумажных документов;
- запись в электронный архив "электронных копий" бумажных документов, либо "электронных документов", разрабатываемых с использованием САПР;
- хранение электронного архива на оперативных (HDD, RAID) и долгосрочных накопителях (CD, DVD и т.п.), оперативный доступ к архивным данным (поиск, просмотр, размножение, копирование);
- вывод и тиражирование документации из электронного архива по заявкам.
        Электронный архив долгосрочного хранения является основой для формирования геоинформационных систем на территорию деятельности ОГУК НПЦ. Он позволит проводить аналитическую деятельность и составлять перспективные планы по охране, как отдельных объектов, так и целых территорий. В архиве долгосрочного хранения предполагается хранить всю имеющуюся в архиве документацию (естественно, после отбора и проведения экспертизы ценности документов).
Информация об имеющихся отсканированных материалах приводится в гипертекстовом документе. Доступ к материалам фонда осуществляется через оперативную базу данных (оперативный электронный архив), хранящую сжатые данные и ссылки к долгосрочному архиву на CD-дисках.

       Оперативный электронный архив - это набор таблиц, содержащих всю необходимую информацию из реального архива ОГУК НПЦ, которая поддерживается в актуальном состоянии. Она является составной частью информационной системы действующей в рамках государственного органа охраны и имеет выход через Internet-технологии к информационным системам органов государственной власти.

Оперативный архив включает в себя:
- полный перечень всей документации архива с обязательным указанием места хранения (№ CD);
- все учетные, технические паспорта, паспорта на памятники археологии;
- исторические записки по городам и населенным пунктам Свердловской области, отдельным зданиям;
- фотоальбомы и фотоматериалы объектов, отдельных элементов фасадов и интерьера;
- и прочую документацию.
В настоящее время проводятся работы по сбору и составлению нормативной документации, предъявляющей особые требования к электронным архивам по недвижимым памятникам истории и культуры, с целью обеспечения их сохранности и предотвращения потерь в процессе создания, пополнения и эксплуатации архива.

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Ссылки:
1. "Основные правила работы ведомственных архивов". Правила от 05.09.85. Приказ Главного архивного управления при СМ СССР от 05.09.85
2. "Положение о научно-техническом архиве ОГУК НПЦ по охране и использованию памятников истории и культуры Свердловской области" от 14.02.2002
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Об авторах:
Литвиненко Юрий Петрович,
ген. директор Научно-производственного центра
по охране и использованию памятников истории и культуры
Свердловской области, 620014, г. Екатеринбург, ул. Хохрякова, 9
тел. (3432) 71-19-96, факс (3432) 71-19-96, E-mail heritage@etel.ru

Кузнецова Екатерина Вадимовна,
начальник отдела мониторинга
Научно-производственного центра
по охране и использованию памятников истории и культуры
Свердловской области, 620014, г. Екатеринбург, ул. Хохрякова, 9
тел. (3432) 71-19-96, факс (3432) 71-19-96, E-mail heritage@etel.ru

Пущина Жанна Владимировна,
технолог Уральского Регионального
Производственного центра "Уралгеоинформ",
620078, г. Екатеринбург, ул. Студенческая, 51
тел. (3432) 74-80-06, факс (3432) 74-80-02, E-mail ugi@gin.ru

Для цитирования:
Литвиненко Ю. П., Кузнецова Е. В., Пущина Ж. В., " Стратегия создания электронного архива регионального уровня ", Cultivate-Russia Web Nagazine, выпуск 2, февраль 2003.
URL: /mag/issue2/archive_creating.asp

Карта сайта